资产（物资）ERP管理系统解决方案

一  企业资产管理情况的诊断分析
1.企业固定资产管理的一般状况
目前，大部分企业对固定资产和低值耐用品实行资产归口分级管理制度，采取资产账簿登记查询的管理形式，对资产实物的管理由使用部门具体负责，低值耐用品往往在购买时直接计提成本，不进行必要的登记和管理。由于这种管理模式缺乏有效的资产管理监督机制，必然导致资产的流失和重复购置现象的大量产生，致使实物资产与账面资产不符，造成企业资源的浪费和成本的增加。这种“粗放型”资产管理模式已经不能适应企业现代化管理的要求，企业管理者对固定资产的购置、使用和更新情况难以掌控，无法实现固定资产的优化配置和保值增值。
2．企业固定资产管理状况调查分析
我公司经过长期跨行业多层次的调研分析后发现，随着企业发展规模的不断扩大，固定资产“粗放管理”的特征较为显著。具体表现在：
(1)企业管理者重视资产管理，但缺乏行之有效的管理理念、方法和技术手段。
(2)组织设计和制度建设落后。没有专门的资产管理部门，制度建设进展缓慢。出现资产管理权力和责任不明晰，资产使用不合理的现象。
(3)管理手段落后。固定资产入财务帐后，对实物资产无规范的登记、监督、审核制度，传统的帐簿登记管理工作量大、效率低。资产实际使用人、使用状况、资产变更等情况无人及时监督管理，造成资产流失。
(4)缺乏资产管理的专业人才。
(5)监督方法和手段落后。单位资产一年或更长时间才集中人力，使用账簿查询的原始办法检查一次，耗时耗力成效甚微,对违章现象不能及时发现纠正。使现行的资产管理制度行同虚设。
通过对企业固定资产管里状况的调查研究以及我公司在固定资产管理方面多年的经验得出结论：随着企业高速度发展和经济规模的不断扩大，固定资产的“粗放管理”模式已经不适应企业发展的需要，严重阻碍企业的发展，必须把固定资产的“粗放型”管理模式转变为“集约型”管理模式，引进先进的资产管理理念，使管理方法、管理制度、信息技术和专业人才完美结合，达到事半功倍的效果。
二  巨石ERP资产管理解决方案
巨石ERP资产管理方案重点解决资产管理体制、管理制度、管理技术的规划和设计。
1．资产管理系统基本原理
全员管理机制和动态管理机制是巨石资产管理系统的基本思想和技术基础，贯穿企业资产管理的全过程，有效提高资产管理的效率和质量。
①资产的全员管理
企业员工全员参与管理，随时随地进行资产管理。针对企业的所有固定资产和办公常用物品，每个人都有自己管理的资产，每项资产都有所属的人员管理；在日常工作中，每个人都时时负责资产的有效保管、合理使用、定期维护，确保其使用期内的价值发挥。
②资产的动态管理
企业资产管理与人员、岗位相互链接，无论资产还是人员变动都要随时更正资产管理数据库中的相关内容。资产发生损坏、移动、流失等情况时该资产的主管人员应负责及时处理；在人员发生调转、离职等情况时，在完成资产转移交接的同时，进行资产管理系统中相关内容的核查和更新；部门暂时无人接管的资产或公用资产由该部门负责人或资产主管部门暂时统一管理，对该项资产负责任。
2．资产管理系统的系统特点和功能简介
①资产管理系统的系统特点：
巨石资产管理系统是科学管理与先进技术的完美结合。使企业固定资产的管理从预算、招标、购买、审核开始，到资产的登记、使用、盘查、汇总分析结束，建立一套完整的资产管理制度，通过运用计算机和条形码技术，使资产管理的内容信息化、流程自动化。
实践表明，巨石资产管理系统可以使企业固定资产管理更加严谨、科学和高效。
②资产管理系统的功能：
巨石资产管理系统主要由四大管理平台组成，每一个管理平台由相应的管理模块组成，系统的各项功能能够完全实现企业固定资产管理的各项要求。

3．资产管理系统的内容和作用
1、完善管理体制
企业高层及各部门领导要高度重视资产的管理工作，成立资产管理的专门机构和组织，在做好资产信息登记的同时，加强固定资产实物管理，每项资产实物都有相应的部门或人管理，实现企业资产由“粗化管理”向“细化管理”的过渡，完善资产管理体制。
2、规范管理制度
2.1、建立“全员管理机制”和“动态管理机制”。力求建立起使用权清晰，责任明确的资产管理、分配、使用制度。该项制度的核心是给资产建立‘资产身份证’，每项资产的使用明确对应到个人，资产有出入，对应人员要负责。
2.2、建立完善的资产管理激励机制和责任机制。企业资产管理机构要根据企业的实际情况制定出一整套资产使用的激励机制与责任机制。建立完善的资产管理体制，对各部门单位在资产保值增值方面做出突出贡献的人员要有一定的奖励，对于造成资产使用混乱或资产流失的相关责任人进行必要的处罚。
3、管理手段信息化
巨石科技运用信息化资产管理技术协助企业建立资产管理系统，建立企业长期资产管理数据库。具体措施如下:
3.1进行全面的资产普查。建立资产管理的专门组织机构后，首先必须对企业进行全面资产普查，确定好需要普查的资产类型定义。对于自用、租用、外租、赊欠等资产要明确清晰全面，处理好历史遗留问题。首次普查勿求准确，清查结果与财务对照，并切以实际清查为准。对于与财务不相符合的资产，要详细登记，做事后处理。普查可以在子企业中内部进行自我普查分配，按照统一格式建立资产普查清点报告。企业资产管理部门负责审计监督，财务部门负责信息对照，信息中心做好数据收集整理。集团资产管理委员会要做好全局协调，确保普查的顺利进行。因资产管理最终要落实到每个人，所以要各部门要有专人将部门内各项资产落实到每个人并形成表格报资产管理部门进行数据录入。
3.2 建立规范的资产登记机制。将每一种类资产统一命名，建立字典库。并建立部门库，人员库。在资产实物登记过程中，每一个登记资产必有一个唯一的物品编码，此资产码根据资产登记的时间、资产种类、资产的责任人等由系统软件自动生成。在打印资产标签时，此资产编码自动形成条码，在日后检查的识别依据。在资产编码旁有资产编号登记。资产编号与财务处的资产码一致。也具有唯一性。是帐、物相符的基础。
3.3 制作规范的资产标签，贴在资产上。资产登记后，打印出特殊的资产标签，此标签登记有资产名称型号、使用部门、使用责任人，资产编码（条码）等信息资产标签采用特殊材料，具有轻薄、防水、防尘、粘度大、字迹不易脱落、撕不碎、成本低等优点，可使用3年以上。
3.4 加强资产的日常管理。全面资产普查完毕的同时，集团公司资产管理部门将相关的资产分配给各个使用人。应用资产管理系统平台(使用介绍查看<<资产条码管理信息管理系统说明>>),根据资产普查报表，将资料录入资产管理数据库。平台中的信息反馈机制可以动态地掌握资产状况，对于不及时反馈的单位个人要追究责任。信息中心要做好信息安全机制，只有经企业资产管理部门高层领导审核批准后，方可对申报资产信息及其资产进行实际处理。定期进行审计，确保信息准确。
3.5 使用信息化技术对资产进行管理的优势。
使用信息化技术进行资产管理可在资产检查时脱离落后的账簿多人核对。采用资产盘查机将要检查的部门、人员的资产数据下载到盘查机内，资产检查时盘查机扫描资产标签上的条码即完成整个操作。具体是优势是：
①资产标签自动打印取代手工填写，可减少工作时间90%以上，标签美观规范。
②资产自动盘查取代人工盘查，原来几个月时间完成的资产盘点任务，利用自动盘查系统几天时间就可轻松完成。盘查方式也由多人集中同时盘查变为随机抽查，由一年一次的大型盘查变为随时盘查，最少时一个人就可完成盘查任务。
③资产管理者在盘查现场可及时发现资产的变动和流失情况，并且原来很长时间才能完成的数据整理工作，现在几分钟就能完成并付诸使用。经过实际使用测试，使用自动盘查系统，盘点工作时间减少90%以上，准确率100%。
④资产管理人员可随时掌控各部门每项资产的真实数量及分布情况，部门人员的资产使用情况等，真正实现资产的帐物相符并为资产采购提供依据。
3.6 使用信息化技术对资产进行管理可以取得的效果。
企业的高层领导可以应用资产管理软件准确灵活地统计分析资源分布状况,可以统筹全局,统一调配,充分发挥资源优势,发挥资产最大效用,实现对资产的保值增值的要求。具体效果是：一是实现了资产收益的最大化，遏制资产的流失和浪费，盘活闲置资产,实现企业资产的保值增加。二是以下属各个企业、部门为主体，对资产进行市场化配置，杜绝了可能的“暗箱操作”。三是平衡了各个部门间的办公条件，提高了企业办公资源的合理使用，降低了企业运行成本。四是杜绝了各单位的“资产小金库”。
三   资产管理系统管理流程简介
业务流程简介:

        
说明：
资产登记过程
①建立中央数据库，建立系统维护字典[原有数据导入或手工录入]
② 将数据传输至标签打印机，打印资产的条码识别数据标签。将标签贴与相应资产的规定位置。
资产盘查过程
③从数据库下载需盘查资产的相关数据信息至盘查机[无线连接]。
④ 手持盘查机现场扫描资产条码标签进行资产识别、确认、变更等管理。

资产盘查信息汇总、分析、数据更新过程
⑤将盘查机的资产盘查结果回传至中央数据库。数据库自动分析汇总，资产管理人员可对相关资产进行查询、修改、变更、备份并生成相关excel文件。
资产管理系统技术、使用流程图见技术手册
四．资产管理系统的系统硬件和系统软件简介
系统硬件：
1．计算机工作站：

2．标签打印机CJSC4：                      
编辑打印标签                            
固定资产专用标签：粘贴度好、防水抗划、防撕耐磨、经久耐用
3．资产盘点机：
系统软件:：简单方便，使用容易
1．资产管理软件(主要软件)
2．标签排版打印设计软件
3．盘点机管理软件
五．ERP资产管理系统的实施步骤
1．企业资产管理状况调研、分析、总结
2．提出资产管理的初步建议和草案
3．确定资产管理的规划和方案
4．协助企业建立资产管理制度和机构
5．指导企业进行资产普查
6．负责为企业建立资产管理数据库
7．完善企业资产管理系统
六、资产管理系统的售前及售后服务

售前服务:公司的专业系统设计人员将根据用户的使用要求提供多种优选方案供您参考，并提供系统的前期培训；
售中服务:负责该系统的安装及完成使用前的全部准备工作，同时现场培训操作人员,使之能达到独立上岗,熟练掌握系统日常维护技术.
系统实施:根据用户提出的要求，公司负责整个实施方案的拟定，经双方认可即投入实施.
售后服务:安装、调试完毕投入运行阶段，公司将派专业技术人员长期跟踪服务，负责系统的日常维护进一步了解用户的需求，随时按用户要求完善拓展系统的功能，使之真正达到实用的目的。